商务事务办公室
研究资助采购
重要文件
- 研究采购申请表格 -在屏幕上(或手工)填写,打印并交付采购办公室.
- 独立承办商服务表格 (fillable PDF)
- 赞助项目奖主要研究人员的一般费用指南
- 支出的指导方针
Contact Purchasing 办理免税证明.
射频采购指引
采购流程
在处理每笔付款或购买承诺之前,采购部门都要对其进行审查 办公室,在某些情况下,研究项目办公室(ORP),以确保 所订购的材料或服务符合项目预算,并且是 符合赞助商规定和研究基金会(RF)政策.
例外情况下,准许在资助期限的最后30天内购买 base only. 请与您的ORP管理员联系以获得批准. 采购请购单 在没有ORP批准的情况下,该期限在30天内将被拒绝 采购办公室.
为了ORP和采购部更好地为您服务,请:
- 审查并遵循所提供的指导方针.
- 鼓励项目主管在提交奖项前审查奖项余额 request. 奖励余额可以通过RF的报告功能查看. Please contact ORP访问和Oracle报表工具的问题.
采购订单流程
要提交购买请求,请填写研究基金会的 请购单完成的采购申请单将被转发到采购办公室 请求审批.
如果需要正式的采购订单,价格合理是必要的. Additional 担保人的具体要求可由采购或ORP提出.
此外,还需要在文件中附上以下备份文件 请购单:
申请总金额 | 项目主管或相应的运营地点办公室索取 |
up to $10,000 |
没有正式竞争但需要正当理由的自由采购 价格的选择与合理. 重复使用同一供应商或持续使用同一供应商进行各种采购 在这个范围内,必须审查商品和服务的定价和质量 定期并将结果保存在供应商采购文件中. |
$10,000 to $24,999 | 招标或建议书需要招标,而采购则需要从中进行选择 至少两份书面或口头报价. |
$25,000 to $250,000 |
招标或建议书需要招标,而采购则需要从中进行选择 至少两份书面或口头报价. 关于禁止、暂停和其他责任事项的证明表格 (PDF)须由供应商签署 |
over $250,000 |
招标需要书面投标或建议书,采购需要选择 从至少三个书面投标或建议. 同时,需要成本或价格 分析,至少应包括在收到之前作出独立估计 投标书或建议书. 关于禁止、暂停和其他责任事项的证明表格 (PDF)须由供应商签署 |
不需要投标和建议书时
任何数额的采购都不需要投标或建议书 contract.
当需要投标和建议书时
对于所有其他采购,投标或建议是基于总金额 采购申请量. 上表显示了的要求 招标和建议书的征求.
采购部负责将采购品送出招标和广告 在纽约合同记者. 采购也将寻求额外的报价和检查 查看订单是否在纽约合约上.
“密封投标书或建议书”
密封投标书或建议书的过程包括:准备和分发 of the solicitation using specifications received from the Procuring Department; receiving the 投标书或建议书; opening and evaluating the 投标书或建议书 in a meeting; 选择供应商. 这是由PI和博彩平台网赌平台合作进行的 采购部门.
Forms
- 独立承包商服务 (Fillable PDF)
- 二十因素普通法测验
- 工作关系表格
- 独立承包商保险要求
- W-9
- Substitute W-9
- 研究基金会Single_Sole来源表
- 免税表(ST-119.1) - Instructions
作为一个非营利组织,研究基金会不受纽约州的限制 还有地方销售税和使用税. Please see instructions.
工业和商业用品和设备
学院利用一个国家合同供应商的在线订购系统 销售第39000组“工业及商业用品”下的产品. 你必须填妥 网上报名表格 来进入这个系统. 用户亦可联络我们的销售代表, George Plew,电话(607)743-5566,订单超过2000美元,要求更优惠的价格 如果系统可用,将其加载到系统上. 所有的产品都是可用的 PDF格式 website 而且通常周转很快. 当使用你的部门PCard时,没有表格 是否需要,但各部门应确保所有物品均已收到 以令人满意的方式. 如果收到的物品不令人满意,请 通知采购办公室. 请注意,此订购系统也可用 通过采购和合同网站的纽约州资助部分.
Equipment
设备的定义是具有使用寿命的价值在5000美元或以上的物品 一年多了. 一个项目的成本包括任何必要费用的成本 使物品处于工作状态. 这些费用包括安装、运输、 改装:为使其可用而必需的改装、附件、附件或装置 为了获得的目的. 如果赞助商规定对设备的定义不同或 对于较低的美元门槛,该定义和较低的美元门槛将适用 对特定奖项的购买.
The 请购单 应提供详细信息,如制造商,型号,供应商谁可以提供 产品,并应注明任何所需的功能/规格. 提供的信息 在申请上应足够详细,以确保可以作出裁决 给满足所有特性/规范的供应商.
如果设备是用国家和研究基金购买的,设备将变成 纽约州的财产. A 国家采购申请单 必须提交. 国家和研究账户必须在申请单上注明 并附上国家账户和研究账户的适当签名. 这种订单的性质要求采购办公室遵循这两个国家 研究采购条例和准则. 一个国家采购订单将是 发给供应商,并引用研究账户. A研究基金会 采购订单是发给国家的,用于采购的研究基金会部分.
Section _ .44 《网赌平台》要求设立 确保避免“购买不必要的物品”的程序. Prior to 采购超过25,000元的物品,将在校园进行搜查 由物业管制主任清点. 项目主管负责 确保采购对项目的实施是适当的和必要的.
Insurance
研究基金会和赞助者拥有的设备的保险可通过 研究基金中央办事处. 研究基金会提供财产保险, 项目相关财产保险和行政财产保险. Information 可以通过联系研究项目办公室获得.
射频采购卡信息
EFB已经慷慨地同意成为我们射频Pcard的试点部门. 试点过程 将使商务办公室能够确定校园范围所需的资源 RF Pcard的推出.
校外研究租赁信息
租赁表格和租赁条款的审查,需要建立任何租赁资金 由研究基金会及/或其合作伙伴提供. 租赁表格可通过联系 采购部.
Appliances
一些特定的实验室情况需要购买冰箱和冰柜. Personal 通常在厨房里发现的家用电器不能用研究基金购买 除非满足某些标准. 厨房用具需要事先得到国家质检总局的批准 采购代理基于符合既定赞助商和/或OMB的理由 guidelines.